
	Reuniões da ICANN no ano de 2001 Solicitação de propostas

A ICANN está empenhada na busca de propostas de organizações interessadas em sediar uma das reuniões da ICANN no ano de 2001. De acordo com a tradição de auto-organização da base para o topo da Internet, a ICANN confia nos esforços das organizações locais da Internet e/ou comitês de recepção locais para tornar estas reuniões possíveis.

A princípio, a Diretoria decidiu realizar suas reuniões conforme o seguinte programa e rodízio entre as regiões:

	Março 2001	Sul da Ásia/Pacífico (possivelmente Austrália)
	Junho 2001	Europa
	Setembro 2001	América Latina/Caribe
	Novembro 2001	Costa oeste dos Estados Unidos ou Canadá

Os requisitos gerais das reuniões estão descritos nesta página.

Propostas e perguntas devem ser enviadas por e-mail para Andrew McLaughlin <ajm@icann.org>. No caso da reunião de março de 2001, as propostas devem ser enviadas até 31 de julho de 2000.

Elementos de uma reunião da ICANN

As reuniões da ICANN se estendem por no mínimo quatro dias. Um conjunto de reuniões da ICANN em geral ocorre ao longo de quatro dias:

Dia 1 - Sessão de orientação para novos participantes; Comitê Consultivo; constituintes da DNSO e grupos de trabalho; Comitê Consultivo para Assuntos Governamentais

Dia 2 - Comitês Consultivos; Conselho de Nomes da DNSO Names e Assembléia Geral; Comitê Consultivo para Assuntos Governamentais

Dia 3 - Fórum público da ICANN

Dia 4 - Reunião da Diretoria da ICANN (aberta à observação pública)

Os dias 1 e 2 requerem várias salas com tamanhos diversos (detalhes a seguir). Os dias 2, 3 e 4 exigem um grande auditório com acesso à Internet, adequado para transmissão em rede (ver abaixo).

Como exemplo, a ICANN já realizou reuniões no Cairo, Los Angeles, Santiago, Berlim, and Singapura. A próxima reunião da ICANN será em Yokohama, Japão. Patrocinadores locais e anfitriões providenciaram o equipamento essencial, apoio logístico e financeiro em cada um destes lugares.

Considerações financeiras

Como pequena organização sem fins lucrativos, a ICANN pede que a organização (ou comitê) de recepção local providencie apoio significativo para os custos de uma série de reuniões. Em algumas reuniões passadas, os anfitriões locais garantiram o patrocínio de fontes locais; no caso de outras, uma organização de recepção local assumiu a responsabilidade de providenciar o espaço, equipamento, pessoal e apoio logístico necessários para as reuniões. Independentemente, a ICANN irá procurar patrocinadores entre a comunidade mais ampla da Internet para cobertura dos custos de viagens e despesas da Diretoria, transmissão em rede, recepções e coffee breaks.

O objetivo da ICANN é manter suas despesas diretas no nível mais baixo possível (isto é, o mais próximo de zero possível). Um dos fatores mais importantes ao escolher um local de reuniões será necessariamente a habilidade da organização ou comitê de recepção local em providenciar (diretamente ou através de patrocinadores) o espaço necessário para as reuniões, equipamento, pessoal e apoio logístico.

No mínimo, a ICANN solicita que a organização local de recepção assuma as seguintes responsabilidades:

Responsabilidade do comitê/organização de recepção local:

Espaços de reunião

Espaço de trabalho para a Diretoria e a equipe da ICANN

Equipamento (ver abaixo)

Acesso a rede e o equipamento relacionado

Pessoal para registro, vídeo

Responsabilidade da ICANN

Despesas de viagens e hotel para a Diretoria e a equipe da ICANN

Despesas relativas à transmissão em rede (exceto acesso à rede e equipamentos específicos)

Recepções e coffee breaks (através de patrocínio)

Requisitos para as reuniões da ICANN

Os requisitos para as reuniões da ICANN estão divididas em nove categorias: Salas, Equipamento elétrico, Áudio, Vídeo, Telefone, Rede, Hardware para computadores, Live Streaming, e Pessoal.

Salas:

Auditório principal (dias 2, 3, 4)

Um salão ou auditório ("Sala principal") com capacidade para 400 pessoas (para as reuniões principais gerais: Conselho de Nomes da DNSO; Assembléia Geral da DNSO; Fórum Público da ICANN, reunião da Diretoria da ICANN).

Mesa grande para 20 pessoas sobre plataforma ou tablado, disposta em U com 12 lugares no lado de trás, no sentido da largura, e mais quatro lugares em cada lado, voltados para a frente.

Pódio.

Algumas mesas num dos cantos da frente da sala para equipamento técnico.

Algumas mesas baixas adicionais para monitores de computadores em frente à plataforma ou tablado (de modo que a Diretoria possa ver o que está sendo projetado nas telas).

Dois telões (de preferência, projeção pelo fundo), cada um medindo pelo menos 365 cm na diagonal (de preferência, 460 cm ou mais).

A sala principal deverá estar disponível para a preparação dois dias antes do início da primeira reunião.

Todas as reuniões principais devem se realizar no mesmo local; nenhuma outra reunião poderá ser realizada nesta sala entre o início dos preparativos e até quatro horas após o final da última reunião. Esta sala deverá estar disponível para a equipe da ICANN o tempo todo, devendo estar completamente guardada de forma profissional (com o conteúdo segurado), quando não estiver em uso.

Sessão para orientação; salas para os grupos constituintes DNSO e grupos de trabalho (dias 1 e 2)

Três salas com capacidade para 100 pessoas.

Quatro salas com capacidade para 50 pessoas.

Duas salas com capacidade para 30 pessoas.

Cada sala com equipamento de áudio para gravação dos procedimentos em fitas-cassete padrão (de preferência em decks com auto-reversão).

Sala para GAC (dias 1 e 2)

Uma sala de conferências com capacidade para 100 pessoas.

Mesas quadradas ou retangulares com lugar para 50 pessoas.

Lugares adicionais para mais 50 em volta da sala .

Um projetor LCD.

Tela com pelo menos 300 cm na diagonal.

Salas de trabalho da Diretoria/equipe (dias 0, 1, 2, 3, 4 e 5)

Sala de trabalho informal com mesa de conferências para 20 lugares.

Impressora a laser.

Acesso à Internet (de preferência Ethernet, com conexão com o auditório principal)

Fotocopiadora e mesa de conferências.

A sala e a Ethernet devem estar disponíveis 2 dias antes da primeira reunião principal, até um dia após o final da reunião da Diretoria da ICANN.

Equipamento elétrico:

Auditório principal

AC disponível em todos os lugares da sala, com extensões e cabos de força suficientes, disponíveis de acordo com a necessidade. Em particular, várias tomadas para a Diretoria e no mínimo 30 tomadas em pelo menos oito lugares para os membros da audiência.

Sala de trabalho da Diretoria/equipe

AC disponível na mesa de conferências da sala de trabalho.

Áudio:

Auditório principal

Sistema de som

dez microfones para os membros da diretoria

um microfone no pódio

dois microfones na frente da sala sobre suportes, para participação da audiências

um microfone adicional.

Capacidade para receber pelo menos dois sinais em conectores padrão XLR ou 1/4", do equipamento a ser fornecido pela ICANN para amplificação no sistema de áudio local, e oferecer uma saída mista no conector balanceado de 1/4"ou conector XLR para a parte da frente da sala.

De preferência, o próprio mixer deverá ficar na frente da sala para fácil acesso pela equipe técnica.

Um operador de equipamento de som para ajustar os níveis, etc., quando necessário.

Reuniões dos grupos constituintes e de trabalho da DNSO

Equipamento de áudio necessário para gravar os procedimentos em fitas-cassete padrão (de preferência em decks de fitas com auto-reversão).

Vídeo:

Uma câmara de vídeo, padrão US NTSC e um cabo comprido até a mesa de controle na frente da sala. De preferência, comutação multicâmera com pelo menos duas (até quatro) câmaras (uma mistura de câmaras com e sem operador, e/ou panheads motorizados por controle remoto), conforme os recursos disponíveis.

Um videocassete US NTSC.

Telefone:

Um telefone e linha telefônica com capacidade para receber chamadas dos EUA, com fone de ouvido destacável RJ9/RJ11.

Rede:

Acesso TCP/IP à Internet através de uma conexão de alta velocidade.

No mínimo 1, de preferência 2Mbps.

Acessível tanto da sala principal quanto da sala de trabalho da Diretoria/equipe.

Os anfitriões locais devem providenciar o roteador e todo o equipamento para a conexão das linhas.

Cubo Ethernet (10BaseT) e cabeamento de Ethernet para 10 conexões de rede na mesa da Diretoria, vinte na mesa de controle e pelo menos trinta em no mínimo oito locais da sala para os membros da audiência.

Autoconfiguração da Ethernet via DHCP.

Os endereços IP (no mínimo para a mesa de controle, de preferência para todos) devem ser endereços roteáveis autênticos, não endereços virtuais, não devem se localizar atrás de uma parede corta-fogo, servidor proxy ou interseção de Tradução de Endereços de Rede. A equipe da ICANN precisará conhecer o bloco de endereços IP pelo menos sete dias antes, para configurar a segurança externa com base em IP.

Hardware:

Doze monitores de 19" ou 21", ou dezesseis monitores de 17".

Duas impressoras a laser, de preferência Hewlett Packard Laserjet 4, 4Plus, 5, ou 4000 (+8 páginas por minuto, interface paralela, com suporte de drivers-padrão Win95/98, não baseado no host) (um para a sala principal e outro para a sala de trabalho).

Dois projetores LCD -- 1400 lúmens ou mais (+2200 de preferência), resolução 1024x768; considerar local de instalação do projetor em relação à audiência e equipamento técnico, em geral as únicas opções são a projeção pelo fundo ou lentes de alcance muito longo; providenciar cabos de extensão de alta qualidade VGA 15-pin "D" para cada um.

De preferência, terminais de computadores para a audiência -- basicamente localizados num "laboratório de computação" do lado de fora da sala principal, com ~2 computadores na sala principal para uso por alguns membros da audiência durante as reuniões.

Um PC na sala de trabalho para a Diretoria/equipe da ICANN.

Live Streaming:

De preferência, capacidade de streaming de codificação e serviço de áudio/vídeo. Em geral, a ICANN planeja providenciar publicidade, registro e embalagem HTML, o que significa apenas capacidade de streaming RealMedia adicional, Windows Media ou alternativas serão aceitas quando disponíveis.

Pessoal:

Operador de equipamento de áudio.

Operador(es) de equipamento de vídeo, de acordo com o equipamento usado.

Assistência para instalação e ligação dos cabos e retirada /embalagem do equipamento (dois dias antes do início da reunião, e quatro horas após o término da última reunião).

Conhecimentos de inglês para todo o pessoal, se possível.

Pelo menos três recepcionistas nos dias 1, 2 e 3, com bons conhecimentos de inglês -- estes colaboradores irão registrar as informações dos participantes e distribuir e imprimir etiquetas com nomes, programas e orientação.

Reuniões da ICANN no ano de 2001

Solicitação de propostas