White Paper para reuniões
6 de novembro de 2006
Susan Crawford
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Introdução
O método da ICANN para reuniões precisa se fundamentar em metas e princípios organizacionais básicos. Para que servem essas reuniões? Como as reuniões da ICANN poderiam obter um envolvimento mais construtivo e eficiente dos membros da comunidade? Como essas reuniões poderiam ser conduzidas de forma mais eficiente, com um custo menor em tempo e dinheiro? Como elas poderiam aumentar a legitimidade das ações da ICANN?
Este documento representa uma primeira abordagem de trabalho para essas questões. Ele procura definir as metas operacionais das reuniões da ICANN, responder a críticas sobre essas sessões e apresentar propostas de soluções a serem consideradas pela comunidade. A idéia é que esse documento circule antes da reunião de São Paulo para facilitar um workshop público durante esse encontro, que eu conduzirei.
Este documento se origina do meu interesse em melhorar a qualidade das reuniões da ICANN. Alguns dos assuntos que ele aborda também foram mencionados no relatório da análise da GNSO preparado pela LSE, e esse artigo tem o propósito de complementar aquele trabalho.
O artigo divide-se em três partes. A Parte I descreve as metas das reuniões da ICANN e apresenta alguns fatos sobre esses encontros. A Parte II relaciona críticas e preocupações com as reuniões da ICANN. A parte III aborda soluções propostas e alternativas para responder às críticas e preocupações levantadas.
Este documento faz as seguintes recomendações:
1. Deve haver um fórum público no início de cada Grande Reunião (com "Grande Reunião" refiro-me às três reuniões públicas da ICANN que atualmente são realizadas três vezes por ano).
2. Se a ICANN continuar usando anfitriões locais para Grandes Reuniões, o relacionamento deveria impor muito menos obrigações a esses anfitriões locais.
3. A ICANN deve desenvolver um resumo on-line que a qualquer momento mostre claramente a situação de todas as decisões a serem tomadas pela Diretoria e pelas organizações de apoio.
4. As agendas das reuniões devem ser publicadas on-line muito antes das reuniões.
5. As pautas devem indicar claramente o propósito de uma apresentação ou atividade, de modo que as pessoas saibam se precisam participar. Então essas pautas poderão estar diretamente ligadas aos resultados da reunião.
6. Todas as reuniões devem gerar atas detalhadas, juntamente com um resumo das decisões importantes ou dos próximos passos. Qualquer pessoa deve ser capaz de ver claramente quais argumentos foram apresentados por indivíduos específicos e como se tomaram as decisões.
7. Por definição, todas as descrições das reuniões da ICANN devem ser públicas. As poucas que são privadas devem estar sujeitas a diretrizes claras sobre o que pode ser dito publicamente a respeito dessas reuniões. A ICANN deve definir essas diretrizes em breve e comunicá-las a todos os que comparecerem às reuniões. Por exemplo, seria bom deixar claro a todos os presentes das reuniões públicas que essas reuniões serão gravadas.
8. Toda correspondência para a ICANN vinda de alguma fonte externa, referente a assuntos importantes, deve ser publicada no site da ICANN, a menos que a Diretoria autorize expressamente o tratamento sigiloso dessa correspondência e, nesse caso, ela deverá indicar a existência e as razões dessa decisão.
9. Para 2008-10, a ICANN deve considerar a possibilidade de escolher com antecedência pelo menos uma cidade central para uma das três Grandes Reuniões, como Vancouver, Frankfurt, Singapura, Paris, Hong Kong ou Los Angeles.
10. As Grandes Reuniões devem continuar ocorrendo três vezes por ano pelos próximos anos.
O documento também analisa como melhorar os fóruns públicos, as reuniões da Diretoria e a programação por trás das Grandes Reuniões, mas não faz recomendações específicas a respeito.
I. Histórico e metas fundamentais
A. Grandes Reuniões
A função da ICANN é coordenar políticas referentes a nomes de domínio e endereços IP. Como a comunidade da ICANN é internacional, ela tem feito reuniões em diferentes regiões do mundo (e em cidades diferentes dessas regiões), três ou quatro vezes por ano desde 1999:
1999: Los Angeles, Califórnia, EUA; Santiago, Chile; Berlim, Alemanha; Singapura
2000: Marina del Rey, Califórnia, EUA; Yokohama, Japão; Cairo, Egito
2001: Marina del Rey, Califórnia, EUA; Montevidéu, Uruguai; Estocolmo, Suécia; Melbourne, Austrália
2002: Amsterdã, Holanda; Xangai, China; Bucareste,
Romênia; Acra, Gana
2003: Cartago, Tunísia; Montreal, Canadá; Rio de Janeiro, Brasil
2004: Cidade do Cabo, África do Sul; Kuala Lumpur, Malásia; Roma, Itália;
2005: Vancouver, Canadá; Cidade de Luxemburgo, Luxemburgo; Mar del Plata, Argentina
2006: São Paulo, Brasil; Marrakesh, Marrocos;
Wellington, Nova Zelândia
2007: [Região da Ásia/Pacífico]; San Juan, Porto Rico; Lisboa, Portugal
A realização de cada uma dessas reuniões custa entre US$600.000 e US$700.000. No momento, os anfitriões locais cobrem as despesas relativas aos custos do local, inscrição, equipamento áudio-visual, segurança, acesso à Internet, seguros, sinalização, coffee breaks, uma recepção de gala, e outros itens diversos. Os anfitriões locais se candidatam e concorrem para sediar reuniões da ICANN, e em geral encontram patrocinadores para cobrir grande parte das despesas associadas a cada reunião. (A RFP da ICANN para anfitriões locais, que define os requisitos para reuniões, pode ser vista em http://www.icann.org/meetings/rfp/rfp-2006.htm.)
É justo dizer que os anfitriões locais consideram o ônus de sediar uma reunião bastante significativo. Os encontros cresceram um bocado ao longo dos anos (no momento cerca de 800 pessoas comparecem a cada reunião), e muitas vezes o anfitrião precisa de assistência profissional para coordenar tudo. Os anfitriões precisam encontrar grandes salões de reunião e centenas de acomodações em hotéis. Às vezes os custos de equipamentos são elevados (impressoras/copiadoras, microfones, projetores). A ICANN traz o equipamento para transmissão em rede, mas os anfitriões locais são responsáveis pelo restante necessário para projetar uma reunião. Em geral os anfitriões acabam gastando um grande volume de dinheiro com o site para a reunião e com os serviços de inscrição. Freqüentemente os membros da comunidade precisam fazer mudanças de última hora no programa das reuniões, o que dificulta a vida dos anfitriões. As reuniões da ICANN exigem larguras de banda extremas, e o tamanho do encontro requer um grande centro de conferências com acomodações de hotel. Muitos anfitriões locais subestimam quanto esforço e dinheiro será necessário para fazer todos esses arranjos.
Por sua vez, a ICANN cobre as despesas de viagem e hotel da Diretoria, da equipe e de muitos membros da comunidade para esses encontros, além de pagar as refeições da Diretoria e da equipe (e de alguns membros da comunidade). O orçamento 2006-2007 da ICANN para todas as reuniões (incluindo reuniões de divulgação regional, que ocorrem separadamente dessas três grandes reuniões) é de US$5,9 milhões (de um orçamento total de aproximadamente US$30 milhões).1 Ninguém na equipe da ICANN trabalha em tempo integral na organização desses encontros. Há dois funcionários da ICANN que gastam pelo menos metade do seu tempo com reuniões, e um que gasta parte de seu tempo com providências técnicas e de segurança para reuniões. A ICANN também contratou um prestador de serviços autônomo que gasta 70% de seu tempo com reuniões da ICANN. Para simplificar, vamos nos ater às três Grandes Reuniões atuais.
Os principais objetivos das Grandes Reuniões, cada uma das quais se estende por uma semana e atualmente atrai cerca de 800 participantes, são (no mínimo) os seguintes:
1. Trabalho no desenvolvimento de políticas em encontros ao vivo. Na verdade, um dos propósitos centrais dos encontros é obter e demonstrar o tipo de consenso necessário para adotar normas obrigatórias – e/ou concluir que isso não é possível e então deixar claro que as questões nas quais não é possível obter um consenso serão tratadas por deliberações descentralizadas e leis locais. Um dos objetivos da ICANN é ser um fórum para a discussão de políticas, e essas reuniões oferecem oportunidades de aprofundar essas discussões.
2. Informar a Diretoria, a equipe e os membros da comunidade sobre os principais aspectos políticos envolvendo nomes de domínio. (Na prática, a análise de políticas não é feita nos encontros da ICANN.)
3. Realizar reuniões da Diretoria.
Grandes reuniões em geral incluem vários workshops públicos, encontros das diversas organizações de apoio e grupos consultivos (alguns dos quais são abertos ao público, e outros não) e fóruns públicos. A Diretoria se reúne para debater e tomar decisões em público como Diretoria. A GNSO se reúne para elaborar políticas de consenso. A ccNSO se reúne para informar e coordenar. O GAC se reúne para formular recomendações para a Diretoria. Outros grupos, como a NRO, o Comitê de Indicação, o SSAC e diversas forças-tarefa, aproveitam a ocasião dos encontros da ICANN para consultar os seus membros. O público geral que quiser assistir às Grandes Reuniões não precisa pagar a taxa de inscrição.
No encontro em São Paulo, valeria a pena discutir se as metas relacionadas neste documento para Grandes Reuniões são as corretas e se elas refletem a realidade. Será que as Grandes Reuniões deveriam ser mais parecidas com feiras de negócios? Devemos incentivar mais empresas a participarem, que não se envolveriam necessariamente na definição de políticas? Esses encontros são eventos para estabelecimento de uma rede, eventos políticos, ou eventos de divulgação regional?
B. Outras reuniões
Grandes Reuniões são uma parte significativa das operações da ICANN. Mas há muitos outros tipos de reuniões da ICANN. Por exemplo, recentemente a Diretoria começou a realizar encontros de fim de semana (dois por ano), que são privados. Além disso, há reuniões de forças-tarefa, reuniões dos constituencies, reuniões de trabalho da GNSO e outras reuniões on-line e off-line.
Em particular, a ICANN também começou a realizar reuniões regionais. Depois da criação da equipe de contatos regionais da ICANN no início de 2006, a organização teve eventos de divulgação para a América Latina, a região do Báltico e a Europa Oriental em outubro de 2006. Agora a ICANN tem seis contatos regionais que se encontram com diversas partes interessadas da sua região. Eles interagem com registradores, registros, administradores de ccTLDs e outros. A ICANN também participou de reuniões regionais de registradores e workshops de ccTLDs. A ICANN planeja realizar ou participar de dois ou três eventos regionais por ano por região.
Eu não sei dizer quanto todas essas atividades que não são Grandes Reuniões estão custando para a ICANN, mas eu gostaria que a comunidade estivesse ciente de que nem todas as atividades da ICANN acontecem em Grandes Reuniões.
1. América Latina
Em colaboração com a UNAM, a Universidad Nacional
Autónoma de México, a ICANN organizou uma videoconferência destinada a oferecer
informações e oportunidades de participação a todas as partes interessadas
(incluindo governos), com atenção especial aos países em desenvolvimento na
América Latina. Os objetivos da sessão eram:
1. Fazer com que as partes interessadas na América Latina compreendam melhor
pelo que a ICANN é responsável e como participar do GAC;
2. Com o estímulo à participação, maior conscientização e capacitação,
responder melhor a questões específicas de interesse regional;
3. Identificar meios para aumentar a participação de países em desenvolvimento
na ICANN.
Os participantes da reunião eram provenientes de onze países diferentes, e estiveram em quinze sessões que duraram seis horas. Da Argentina, por exemplo, houve a participação da comunidade de ISPs, do comércio e comércio eletrônico, de endereços, gTLDs, do ALAC e do governo. O evento teve transmissão em rede. A reunião usou uma infra-estrutura bastante dispendiosa, cujo uso foi doado por vários participantes (rede Clara – a Internet II da América Latina).
http://www.unam.mx/sociedadinformacion/, e http://www.icann.org/announcements/announcement-27sep06.htm.
2. Europa Oriental
Em 4 de outubro de 2006, aconteceu em Riga, Letônia, um seminário internacional para a região do Báltico e Europa Oriental, "A Internet e o ambiente pós-WSIS – melhorando o diálogo entre os envolvidos". Esse evento foi organizado em conjunto pela Secretaria de Tarefas Especiais do Ministério para Assuntos de Governo Eletrônico da Letônia e a ICANN, com parceiros que incluíram a Presidência da UE da Finlândia. O evento contou com mais de 100 participantes da região, provenientes da Rússia, Geórgia, Moldávia, Lituânia, Finlândia, Suécia e Cazaquistão. As sessões trataram de assuntos que variaram desde a governança global da Internet e evoluções regionais até assuntos específicos, como ccTLDs, IDNs e segurança. A ICANN contribuiu com aproximadamente US$4.000 para as salas de conferência e instalações. Os anfitriões e patrocinadores locais pagaram viagens regionais, participação, alimentação, etc. Veja http://www.icann.org.br/announcements/announcement-04oct06.htm.
3. Encontros regionais de registradores
Em maio de 2006, a ICANN sediou uma reunião que abordou tópicos de interesse para registradores da região da Europa. Alguns registros também compareceram, e havia cerca de 50 pessoas no local. Houve pedidos de mais reuniões como essa.
4. Reuniões do ALA
A rede de contatos regionais ajudou a organizar vários eventos para formação das Organizações Regionais de Membresia Geral (RALOs), entre as quais duas na Europa e uma na América Latina. O evento na América Latina, que atraiu 36 pessoas, foi realizado antes do encontro do CITEL na Argentina. Os encontros da Europa deram-se em Berlim e em Frankfurt – cada um com cerca de 20 pessoas.
5. Reuniões regionais de ccTLDs
A ICANN tem organizado e participado de vários workshops para registros de ccTLDs em todo o mundo desde o início de 2004. A ISOC e a ICANN trabalharam juntas nesses seminários (veja http://www.isoc.org/educpillar/cctld/).
O propósito desses workshops é oferecer treinamento técnico aos operadores locais, de modo que possam contribuir para manter serviços estáveis confiáveis e seguros para suas respectivas comunidades. Os workshops também abordam políticas para registros e procedimentos de administração.
Alguns workshops organizados pela ISOC também ofereceram uma clínica prática num ambiente de laboratório para que equipes técnicas de ccTLDs conheçam as ferramentas e softwares existentes para operações de registro. Essas clínicas incluem demonstrações com os criadores dos conjuntos de ferramentas, de modo que os participantes possam determinar qual a melhor maneira de formatar seus dados para os domínios dos seus ccTLDs, definir serviços de nomes, trocar informações secundárias, criar dados WHOIS, etc. Os usuários recebem a assessoria de especialistas para automatizar e melhorar suas atuais operações, e indicações de como estruturar seus dados existentes para o uso com ferramentas open source.
Os administradores de ccTLDs que participam dos
seminários têm a oportunidade de se encontrar com seus colegas regionais,
partilhar melhores práticas e aprender com experiências do passado.
Workshop de ccTLDs em Sófia, Bulgária, 24-26 de outubro
(foco: Registros da área dos Bálcãs mais registros da Europa Oriental)
Workshop de ccTLDs em Dubai, Emirados Árabes
Unidos, 20-21 de novembro
(em paralelo à GITEX 2006 em Dubai)
Outros workshops para ccTLDs dos quais a ICANN participou ou para os quais enviou representantes:
Workshops para ccTLDs da região Pacífico
20 – 24 de junho de 2006
Apia, Samoa
Atelier para ccTLDs em Dakar
7 – 10 de dezembro de 2005
Dakar, Senegal
Workshop para ccTLDs em Nairobi
12 – 15 de setembro de 2005
Silver Spring Hotel, Nairobi, Quênia
Atelier sobre o DNS para os DPNs da África
Administration technique des noms de domaine internet nationaux
17 – 21 de dezembro de 2004
Yaoundé (Camarões)
Workshop para ccTLDs em Bangkok
7 – 12 de outubro de 2004
Bangkok, Tailândia
Workshop para ccTLDs em Amsterdã
19 – 22 de junho de 2004
Amsterdã, Holanda
Pergunta para discussão: Deve haver reuniões regionais do GAC? Essas reuniões devem estar associadas aos workshops de ccTLDs?
II. Críticas
Grosso modo, as críticas sobre as Grandes Reuniões da ICANN podem ser divididas nas categorias de críticas sobre aspectos físicos, organizacionais e normativos.
Sob o aspecto físico, elas foram criticadas por consumirem tempo demais de todos os envolvidos. Nesse mundo acelerado, é muito difícil para qualquer pessoa separar uma semana para um único encontro. Às vezes essas reuniões ocorreram em locais que estão a uma ou duas conexões dos principais pontos de tráfego aéreo, e houve algumas críticas a essa prática. A composição física das Grandes Reuniões pode variar muito – às vezes as reuniões e as acomodações de hotel estão no mesmo lugar, e às vezes não. O cronograma de viagens constantes da ICANN, sempre para locais diferentes (em combinação com a duração das reuniões) tem dado motivo para insinuações de que o pessoal de "dentro" da ICANN desperdiça seu tempo (no original, o termo usado é boondoggle).2
Do ponto de vista organizacional, as Grandes Reuniões têm sido criticadas por serem repetitivas, não-inclusivas e não transparentes. Algumas poucas sub-reuniões dentro das Grandes Reuniões da ICANN não são públicas, e em geral não são colocadas à disposição on-line de forma alguma. Muitas vezes propostas e informações não são divulgadas com antecedência suficiente antes das reuniões. Às vezes, os mesmos relatórios são repetidos muitas e muitas vezes em diferentes sub-reuniões.
A ICANN não tem um protocolo para o que pode ser informado sobre reuniões "privadas", o que também tem causado algumas dificuldades. Por outro lado, a ICANN também não tem um protocolo para o que deve ser informado sobre reuniões "públicas", o que faz com que pessoas de fora e participantes remotos tenham dificuldade de acompanhar essas reuniões.
Quanto aos aspectos normativos, nem sempre está claro se as decisões foram tomadas como resultado de Grandes Reuniões, embora o contato face a face pareça ser importante para as deliberações, de modo geral. Nem todos os problemas foram formulados, e em geral é muito difícil para pessoas de "fora" compreenderem o que está acontecendo. É complicado determinar o estágio em que se encontram as decisões. Registrantes e o público não têm muito acesso ao que acontece em Grandes Reuniões. A reunião da Diretoria segue um roteiro rigoroso, embora seja pública, e não provoca muito interesse ou discussões reais. De modo geral, as reuniões parecem ter um ritmo próprio tradicional que não está necessariamente associado a nenhum conjunto de princípios.
A recente análise do processo normativo da GNSO, realizada pela LSE, apontou vários desses pontos. Ela está disponível em: http://www.icann.org/announcements/gnso-review-report-sep06.pdf. A LSE sugeriu que a GNSO assuma um processo deliberativo correspondente aos seus próprios procedimentos e operações.
Dentro da "comunidade" da ICANN também há apoio para as Grandes Reuniões. O contato face a face é extremamente útil para obter consenso em questões políticas. O fato de se realizarem Grandes Reuniões três vezes por ano permite que membros de diferentes partes da comunidade se encontrem periodicamente e colaborem. Há um sentimento de que alcançar diferentes "comunidades locais da Internet" em todo o mundo é importante para a missão e a credibilidade da ICANN. Para alguns grupos, é difícil obter algum progresso entre as reuniões, e os encontros oferecem um estímulo para que o trabalho continue. Muitos grupos sentem que é importante ter tempo com a Diretoria, e isso só é possível nesses encontros. O número de subgrupos da ICANN e a complexidade de suas interações às vezes parecem justificar o grande número de dias necessários para essas reuniões.
Entre as perguntas fundamentais que deveriam ser discutidas em São Paulo estão:
1. Como as Grandes
Reuniões poderiam funcionar melhor?
2. Como os
resultados das reuniões podem se tornar mais transparentes?
3. As novas
reuniões regionais estão atendendo a alguns dos propósitos de divulgação e
alcance associados às Grandes Reuniões no passado? Quais são as vantagens e
desvantagens de mudar para locais centrais e de fácil acesso, pelo menos em
algumas das Grandes Reuniões de 2008?
4. Será que
estamos realizando o número certo de Grandes Reuniões?
A sessão seguinte apresenta algumas respostas iniciais a essas perguntas. Ela se destina a servir como guia de discussões.
III. Soluções e perguntas
1. Como as Grandes Reuniões poderiam funcionar melhor?
Em São Paulo, experimentaremos um novo formato de reunião, com o objetivo de reduzir a quantidade de dias por Grande Reunião e melhorar a qualidade das discussões em fóruns públicos. Uma outra preocupação é fazer intervalos no mesmo horário, de modo que os membros dos diferentes grupos possam se ver e encontrar com mais facilidade.
A reunião se estenderá de segunda a sexta-feira. Começaremos com um fórum público na segunda-feira de manhã (o que é uma mudança em relação à prática anterior) e haverá workshops nas manhãs de terça e quarta-feira. Na quinta-feira haverá um segundo fórum público (durante o dia todo) e na sexta acontecerá a reunião da Diretoria (mantendo a tradição). As tardes de segunda, terça e quarta-feira serão dedicadas a reuniões internas dos constituencies e organizações de apoio (GAC, ccNSO, GNSO, ALAC).
A idéia é que começar com um fórum público permitirá que os diferentes grupos relatem os avanços obtidos nos períodos entre os encontros. No momento, esse tipo de levantamento não existe nas reuniões, e isso pode ajudar a mostrar a pessoas "de fora" o que aconteceu antes da reunião e o que acontecerá durante a reunião. Esse primeiro fórum público pode definir a agenda para a semana.
Esperamos que as reuniões entre a Diretoria e todos os participantes do processo da ICANN que ocorrerem no início das Grandes Reuniões (e baseadas numa agenda detalhada) ofereçam muitas oportunidades de conversas iterativas entre a Diretoria e o público.
A. Sugestões para fóruns públicos
Seria bom ter sessões de fóruns públicos que não se destinem a dar relatórios ou responder à Diretoria. Parece que um diálogo entre os envolvidos sobre assuntos específicos seria mais útil para a missão da ICANN. Uma proposta que foi apresentada é ter fóruns públicos dedicados a assuntos específicos que algum membro da comunidade, ou alguém da equipe da ICANN, possa apresentar em detalhe. Os membros da Diretoria seriam simplesmente membros do grupo de discussão, e não estariam sobre uma plataforma elevada. Isso permitiria uma conversa mais direta sobre vários assuntos. Algo parecido já acontece no fórum público, mas o formato até agora foi o de "prestação de contas" à Diretoria.
A ICANN deveria abandonar a idéia de que as únicas comunicações necessárias são aquelas com a Diretoria. A Diretoria como um todo não deveria ser o alvo de uma comunicação até que e a menos que alguém reivindique a existência de consenso (ou proponha uma resolução ou decisão de algum tipo à Diretoria). Grande parte da comunicação necessária é entre os grupos constituintes – procurando ver se há necessidade de uma norma e um amplo acordo sobre uma determinada norma proposta. Esse tipo de comunicação pode ser mais ou menos contínuo, principalmente se o avanço das discussões puder ser indicado com precisão em um resumo (conforme discutiremos a seguir neste documento).
O último fórum público deve acontecer depois da reunião pública da Diretoria, de modo que a Diretoria possa responder a perguntas sobre o que ela tem feito?
É evidente que precisamos de serviços de tradução para os fóruns públicos. Quais são os planos para esse trabalho, e quanto ele custará?
B. Sugestões para reuniões dos constituencies
Sugeriu-se que a ICANN deveria ter regras claras para o que significa ter uma reunião "pública" dentro de uma Grande Reunião, e o que significa ter uma reunião "privada". O modo padrão deveria ser público, o que significa que as reuniões podem ser transcritas e registradas em qualquer formato. O que significa ter uma reunião "privada" é o que precisa ser definido. Se a expectativa é que apenas membros autorizados do grupo específico (e o que significa ser autorizado) podem participar, isso deve ser determinado claramente com antecedência. Se a idéia é que não se publique nenhum registro dessa reunião, isso também deve ser deixado claro. A IETF faz isso antes das suas reuniões.
Em particular, seria bom explicar com antecedência que reuniões públicas podem ser registradas de várias maneiras.
C. Sugestões de programações
Pode ser desejável ter o maior número possível de grupos constituintes e organizações de apoio da ICANN no mesmo lugar e ao mesmo tempo. Tendo em vista esse objetivo, será que a programação de cinco dias proposta para São Paulo ajudará? Ou seria melhor deixar cada grupo constituinte e organização de apoio decidir onde e quando se encontrar, sem tentar coordenar tudo debaixo do guarda-chuva de uma Grande Reunião? Quais mudanças na programação atenderiam melhor às metas fundamentais da ICANN de coordenação, elaboração de políticas em encontros ao vivo e fluxo de informações?
A reunião da Diretoria que encerra a semana sofre críticas severas e conta com a presença de muito poucas pessoas. É possível melhorar as reuniões da Diretoria? Elas ainda são componentes necessários das Grandes Reuniões? A Diretoria deveria encontrar-se antes dos fóruns, ao invés de fazê-lo depois, de modo que possa haver um retorno sobre as decisões da Diretoria.
D. Sugestões para anfitriões locais
A atual carga sobre os anfitriões locais de Grandes Reuniões é pesada, e às vezes causa dificuldades na realização dos encontros da ICANN. Essas reuniões são muito grandes e muito caras. Às vezes os anfitriões usam organizadores de eventos para cuidar de acomodações em hotéis, etc. (Há pouco incentivo para que organizadores de eventos patrocinem reuniões e ofereçam seus serviços gratuitamente.) Como esses organizadores de reuniões às vezes são pagos por sala, os contratos para uso de salas podem acabar sendo muito centralizados (isto é, os participantes das reuniões não podem fazer seus próprios arranjos para as salas, mas têm de passar por um planejador centra), caros e difíceis de adaptar.
Se nós continuarmos usando anfitriões locais para as Grandes Reuniões (uma questão analisada abaixo), pode ser razoável mudar o caráter das obrigações impostas a esses anfitriões.
O RIPE,3 por exemplo, consegue patrocínio direto para suas reuniões, sendo que o Centro de Coordenação de Redes do RIPE fornece quase todo o suporte.4 O NCC do RIPE tem funcionários dedicados exclusivamente para reuniões e uma equipe técnica e de logística. Não existe um anfitrião local.
A própria secretaria da IETF faz todos os acordos para acomodações em hotéis e salas de conferência, mas mantém a tradição de deixar que os anfitriões locais ofereçam uma "sala de encontro" e um evento social nos encontros da IETF. "Em troca de sua disposição de fornecer a sala de encontro e o evento social, o anfitrião recebe o reconhecimento público da IETF, e tem a oportunidade de fazer uma apresentação técnica para a IETF.”5
Talvez faça mais sentido tratar um anfitrião local como outro patrocinador de uma Grande Reunião. O anfitrião poderia oferecer uma recepção ou outro serviço para promovê-lo, sem obrigá-lo a cuidar de todos os detalhes.
A necessidade da ICANN de equipamentos para Grandes Reuniões, no momento fornecidos pelos anfitriões, é bastante complexa. A ICANN poderia fornecer esse equipamento para cada região, mas a possibilidade abrir mão do poder sobre assentos e salas continuará sendo um desafio. Talvez a ICANN precise trabalhar com uma empresa de logística externa (o que será bastante dispendioso). A ICANN poderia oferecer um pacote de software para inscrição e aproveitar a ajuda do anfitrião local para encontrar pessoas dispostas a trabalhar por hora na inscrição dos interessados. A ICANN poderia oferecer a página na web para cada reunião, ao invés de esperar que o anfitrião faça isso, ao passo que o anfitrião poderia ajudar com informações sobre atrações locais, etc.
O relacionamento com o anfitrião local muda com cada encontro da ICANN. Às vezes, tem sido difícil para um ou outro lado do relacionamento (ou para ambos). Não importa se continuaremos a realizar reuniões em locais diferentes todos os anos, pode ser recomendável mudar as condições desse relacionamento para 2008.
2. Como os resultados das reuniões podem se tornar mais transparentes?
Parece que há várias coisas que poderíamos fazer para tornar os resultados das reuniões da ICANN mais transparentes.
A ICANN deveria elaborar um resumo on-line que mostre claramente e a qualquer momento o estágio de todas as decisões a serem tomadas pela Diretoria e pelas organizações de apoio. Isso facilitará grandemente a participação remota e on-line,
As pautas deveriam se concentrar claramente no propósito de uma apresentação ou atividade, para que as pessoas saibam se precisam participar. Em seguida, essas pautas podem ser associadas diretamente aos resultados da reunião. No momento, a prática de elaboração das agendas varia entre os diversos grupos.
Está claro que uma das necessidades é que todas as reuniões gerem atas detalhadas, juntamente com um resumo das ações importantes e dos próximos passos. Em particular, eu recomendo que as reuniões da Diretoria da ICANN sejam registradas ou resumidas em detalhe, para que todos os participantes possam ver claramente quais argumentos foram apresentados por quais membros da Diretoria e como se tomam as decisões. Para reuniões que não são anotadas por um secretário, sugerimos que se incentivem voluntários a registrar atas e colocar essas atas à disposição do público.
Toda correspondência para a ICANN de qualquer fonte externa sobre assuntos importantes deveria ser publicada no site da ICANN, exceto se houver uma decisão expressa da Diretoria autorizando o tratamento confidencial, e nesse caso a Diretoria deverá revelar a existência e os motivos dessa decisão.
A participação remota continua sendo um problema grave para as reuniões da ICANN. Nós deveríamos:
1) ter instruções prévias, esclarecendo como participar remotamente (qual software, quais páginas, para onde enviar as perguntas, etc.)
2) receber as apresentações com antecedência por intermédio de uma ferramenta padronizada que as envie para um espaço compartilhado. Em paralelo, procurar obter todas as apresentações disponíveis para arquivamento
3) garantir que para a participação remota haja um canal de áudio com baixa taxa de bits disponível, separado do vídeo
4) ter um processo claro para tratar perguntas remotas
5) ter a disponibilidade de uma sala de jabber (informações sobre onde se localizam as salas)
6) ter um arquivo adequado da reunião, o que inclui apresentações, acesso a salas de jabber (se houver), arquivos de áudio/vídeo, atas, etc.
7) trabalhar para ter um registro fechado disponível para participantes remotos (admitindo que isso pode não ser fácil)
8) incentivar voluntários a registrarem atas de reuniões que não têm um secretário
9) ter agendas detalhadas, links para os arquivos, dispositivos para participação remota, num ponto de partida inicial.
Em São Paulo, devemos discutir se essas ou outras medidas devem ser tomadas para aumentar a transparência.
3. As novas reuniões regionais estão atendendo a alguns dos propósitos de divulgação associados às Grandes Reuniões no passado? Quais são as vantagens e desvantagens de mudar os locais de algumas das Grandes Reuniões de 2008?
Tendo em vista o aumento das atividades em nível regional e a quantidade de reuniões regionais que acontecem atualmente, talvez seja recomendável começar a pensar nas Grandes Reuniões como sendo apenas parte do pacote geral de atividades da ICANN, e não mais os únicos eventos importantes.
As atividades de divulgação regional e os encontros regionais têm o propósito de permitir que novos e antigos membros da comunidade da ICANN participem mais ativamente dos processos políticos da ICANN. Esses encontros regionais podem se voltar mais a ajudar a ICANN a conhecer os problemas técnicos, administrativos e políticos que afetam comunidades locais específicas da Internet. Os participantes podem aprender como interferir no processo normativo da ICANN e como a ICANN trabalha, e a ICANN pode obter um retorno sobre suas funções. Não é necessário comparecer pessoalmente às Grandes Reuniões da ICANN para influenciar suas políticas, mas aqueles que freqüentam as reuniões regionais com certeza terão um conhecimento melhor do que está acontecendo nas Grandes Reuniões.
Está claro que ser o anfitrião local de um encontro da ICANN é uma bênção um tanto discutível. Os anfitriões travam uma batalha constante para conseguir o apoio de patrocinadores, encontrar as instalações adequadas, garantir a conectividade, e muitos outros problemas. Por outro lado, para alguns anfitriões ter um encontro da ICANN é um evento de prestígio, que podem usar para promover seus objetivos. Muitas vezes a comunidade local participa intensamente da Grande Reunião, e sua participação é uma grande vantagem para a ICANN. E sem dúvida a ICANN se beneficiou de seus esforços para agir do modo mais internacional possível em seus arranjos para as reuniões.
À medida que a ICANN amadurece e as reuniões regionais se tornam mais importante, pode ser recomendável analisar a possibilidade de tentar um novo regime para as Grandes Reuniões de 2008-2010. (A experiência precisaria durar mais de um ano para que a ICANN possa avaliar como definir condições melhores para as instalações dos encontros.) Nesses anos, poderíamos mudar para três locais ou menos, que sejam centros para viagens aéreas. Em outras palavras, poderíamos mudar para reuniões somente em locais centrais ou usar um sistema híbrido que combina locais centrais com não-centrais. Nenhuma reunião será igualmente conveniente para todos, mas esse método poderia ser igualmente inconveniente para todos.
As vantagens desse método podem incluir mais previsibilidade nos arranjos para reuniões, uma aparência menos "inútil", a possibilidade (talvez limitada) de negociar acordos financeiros vantajosos de longo prazo para as reuniões e maior facilidade na obtenção de vistos.
As desvantagens desse sistema podem incluir certa diminuição na variedade internacional (cidades centrais podem ser mais homogêneas) e provavelmente acomodações mais caras em algumas ocasiões. Os custos de reuniões em pontos centrais provavelmente serão os mesmos de reuniões em cidades menores, considerando a economia feita com as passagens, em comparação a custos possivelmente maiores nas acomodações.
No período 2008-2010, poderíamos fazer a experiência de ter algumas reuniões em cidades nas quais nossa presença não depende necessariamente da ajuda de um anfitrião local. Por exemplo, poderíamos escolher Vancouver, Frankfurt, Singapura, Paris, Hong Kong, ou Los Angeles com antecedência, como locais para uma ou mais reuniões por ano. (Los Angeles tem a vantagem de ser o local onde moram muitos membros da equipe da ICANN, o que reduziria os custos.)
Precisamos tomar essa decisão logo. O orçamento para 08-09 será concluído em maio de 2007. As propostas para os encontros em 2009 precisam ser apresentadas no máximo em julho de 2007 (se não mudarmos o sistema).
4. Será que estamos realizando o número certo de Grandes Reuniões?
Desde 2003, tem havido três Grandes Reuniões por ano. Se tivermos duas reuniões por ano ao invés de três, isso poderia melhorar a qualidade desses encontros, porque os grupos teriam de trabalhar bastante entre as sessões. Possivelmente também seria mais difícil empurrar os assuntos para a reunião seguinte se houver menos reuniões.
Por outro lado, pode ser que alguns grupos sintam que só podem realizar seu trabalho com encontros ao vivo. Nesse caso, duas reuniões seriam muito pouco.
Em resumo, no momento parece que três Grandes Reuniões provavelmente é o número certo.
1 A observação no orçamento sobre esse valor diz: "Este item inclui orçamento para reuniões da ICANN, viagens da Diretoria e viagens da equipe. Também estão incluídas reuniões com comparecimento ou patrocínio da ICANN, conforme indica o plano operacional. Este ano a ICANN também incluiu uma disposição para oferecer algum tipo de assistência a membros voluntários da sua comunidade que de outro modo não poderiam comparecer a encontros de forças-tarefa ou outras reuniões da ICANN. A assistência para viagens será fornecida caso a caso, apenas depois que o pedido for avaliado e se concluir que ele agrega valor para a ICANN e a comunidade."
2 Da Wikipedia: “Boondoggle is also known in the business world, for trips taken to "exotic" or popular locations for a meeting. Usually, these meetings could have been either handled over the phone or not occurred all together.” ("No mundo dos negócios, o termo boondoggle é usado para viagens para reuniões em locais 'exóticos' ou populares. Em geral essas reuniões poderiam ser feitas por telefone ou não todas ao mesmo tempo")
3 RIPE (Réseaux IP Européens) é um fórum cooperativo aberto a todas as partes interessadas em redes IP em áreas amplas. O objetivo do RIPE é garantir a coordenação administrativa e técnica necessária para possibilitar a operação da Internet dentro da região do RIPE.
4 Uma reunião do RIPE é um evento de cinco dias no qual fornecedores de serviços na Internet, operadores de redes e outras partes interessadas da Europa e das regiões vizinhas se encontram. http://www.ripe.net/ripe/meetings/index.html. O RIPE cobra uma taxa (EUR 400 pela semana) para participar.
5 http://www.ripe.net/ripe/meetings/index.html
Última modificação
deste arquivo em 10 de novembro de 2006 |